Prozessautomatisierung in Ludwigslust-Parchim
Ihr digitaler Mitarbeiter fürs Büro.
Angebote, Rechnungen, Anfragen, offene Posten: Abläufe, die sich jeden Tag wiederholen, laufen automatisch. Entschieden wird weiter bei Ihnen.
Tom-Oliver Klahr, Kaufmann mit fünf Jahren Praxis im Büro, davon zweieinhalb Jahre Buchhaltung. Kein IT-Berater.
Anfrage kommt reinper Mail oder Formular, wird erfasst und zugeordnet
Angebot wird vorbereitetPositionen, Preise und Text aus Ihrer Vorlage
Sie prüfen und geben freiVersand und Ablage laufen danach von allein
Nach fünf Tagen wird nachgefasstautomatisch, ohne dass jemand daran denken muss
01Ausgangslage
Die meisten Betriebe haben nicht zu wenig Personal für die eigentliche Arbeit.Sie haben zu viel Arbeit, die niemand machen müsste.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ob Handwerk, Handel oder Dienstleistung, im Büro sieht es überall ähnlich aus.
Heute
- Lieferantenrechnungen werden abgetippt, obwohl die Daten längst digital vorliegen.
- Dieselben Kundenanfragen werden jeden Tag neu von Hand beantwortet.
- Angebote und Rechnungen bleiben liegen, bis abends jemand Zeit hat.
- Ein Zahlendreher fällt erst auf, wenn der Kunde sich beschwert.
Danach
- Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch, angebunden an Ihre vorhandenen Programme.
- Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert. Freigaben bleiben bei Ihren Mitarbeitern.
- Ihr Team betreut Kunden, statt Daten zu erfassen.
- Wartung und Anpassung sind geregelt, damit es auch in einem Jahr noch läuft.
02Aufgaben
Suchen Sie, was bei Ihnen jeden Tag Zeit frisst
Das sind die Aufgaben, die mir in kleinen Betrieben am häufigsten begegnen, mit den Zeiten, die sie dort typischerweise brauchen. Rechnen Sie einmal nach, was eine davon im Jahr ausmacht. Welche bei Ihnen der größte Hebel ist, wird im Prozess-Check gemessen, nicht geschätzt.
Abtippen, Konto zuweisen, ablegen, zur Freigabe weiterreichen.
6 Minje BelegKontoauszug öffnen, mit offenen Rechnungen vergleichen, abhaken.
30 Minam TagPositionen zusammensuchen, Preise nachschlagen, Text neu tippen, verschicken.
25 Minje AngebotNachsehen, wer sich nicht gemeldet hat, erinnern, Termin notieren. Fällt meistens als Erstes hinten runter.
20 Minam TagDieselben fünf Fragen, jeden Tag neu getippt.
5 Minje AnfrageZettel vom Fahrzeug ins System, am Abend oder am Monatsende gesammelt.
15 Minam TagListe durchgehen, Fristen prüfen, Mahnungen schreiben, nachtelefonieren.
2 Stdim MonatZahlen aus mehreren Programmen in eine Tabelle kopieren und formatieren.
3 Stdim MonatDurchschnittswerte aus kleinen Betrieben, kein Versprechen für Ihren Fall. Und: Nicht alles davon braucht KI. Wenn eine einfache Regel reicht, bekommen Sie die einfache Lösung, und ich sage Ihnen das auch.
03Was dabei herauskommt
Entlastung, die man am Freitagnachmittag merkt
Wie viel ein einzelner Ablauf bringt, hängt davon ab, wie oft er bei Ihnen vorkommt. Die drei Abläufe aus dem Prozess-Check zusammen verändern die Woche spürbar.
Mehr Zeit
Realistisches Ziel, wenn die drei Abläufe aus dem Prozess-Check laufen, bei vielen Angeboten oder Belegen auch mehr. Zeit, die vorher in Abtippen, Suchen und Nachfassen ging.
Weniger Arbeitskosten
5 Stunden in der Woche sind bei 25 € Vollkosten etwa 6.000 € im Jahr an Arbeitszeit. Geld, das Sie heute schon ausgeben, nur eben als Lohn für Routine.
Mehr Freizeit
Bei Betrieben, in denen der Chef den Papierkram abends selbst macht, ist genau das der eigentliche Gewinn. Der zählt in keiner Tabelle und wiegt am meisten.
KI nimmt Arbeit ab. Menschen ersetzt sie nicht.
Das sage ich nicht aus Höflichkeit, sondern weil es so ist. Eine Maschine kann abtippen, abgleichen und erinnern. Sie kann keinen verärgerten Kunden beruhigen, keine Ausnahme beurteilen, die in keiner Regel steht, und nicht entscheiden, ob ein Auftrag das Risiko wert ist. Dafür brauchen Sie Menschen, und genau dahin gehört deren Zeit.
In der Region ist das Problem ohnehin nicht zu viel Personal, sondern zu wenig. Jede Stunde, die eine Maschine übernimmt, ist eine Stunde, die Ihr Team für Kunden, Angebote und Qualität hat. Freigaben und Entscheidungen bleiben in jedem Ablauf, den ich baue, bei einem Menschen.
05Was der Ablauf Sie heute kostet
Lohnkosten, die schon heute anfallenSo viel Arbeitszeit steckt in einem einzigen Ablauf, wenn eine Angestellte täglich 30 Minuten damit verbringt. Macht der Chef die Aufgabe selbst, ist es das Doppelte.
Das ist keine Rechnung von mir. Dieses Geld geben Sie bereits aus, nur eben als Arbeitszeit. Was die Automatisierung kostet, steht offen auf der Preise-Seite.
- Zeit, die täglich draufgeht
- 30 Minuten
- Arbeitstage im Jahr
- 230
- Vollkosten je Stunde
- 25 €
- Lohnkosten für diesen einen Ablauf
- rund 2.900 €
- Meine Regel für die Umsetzung
- trägt sich in unter 12 Monaten
Beispielrechnung. Mit eigenen Zahlen rechnen oder wir messen sie im Prozess-Check.
06Der 30-Tage-Plan
Vom ersten Termin bis zum ersten Ablauf, der läuft
Kein offenes Projekt ohne Ende. Vier Etappen, feste Preise, und nach jeder entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Erstgespräch bei Ihnen
Ich komme in Ihren Betrieb, 30 Minuten. Ich stelle mich vor, zeige Ihnen an echten Beispielen, was so ein Ablauf macht, und Sie erzählen, was bei Ihnen hängt. Danach sage ich Ihnen ehrlich, ob sich ein Prozess-Check lohnt. Wenn nicht, ist hier Schluss und es hat Sie nichts gekostet.
Prozess-Check
Ein halber Tag in Ihrem Betrieb, zu einem Termin, der in Ihren Kalender passt. Ihre Abläufe werden gemessen, nicht geschätzt: Vorgänge gezählt, Zeiten gestoppt. Dafür brauche ich rund zwei Stunden mit der Person, die den Ablauf täglich macht.
Ergebnis und Festpreis
Sie bekommen die drei Abläufe mit dem größten Hebel schriftlich, je mit Ersparnis pro Jahr und Festpreis. Dazu, was der Ablauf am Ende können muss. Auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Bauen und Abnahme
Der Ablauf wird gebaut, an Ihre vorhandenen Programme angebunden, mit Ihren Mitarbeitern im Alltag getestet und übergeben. Danach 30 Tage kostenloses Nachjustieren.
Damit das ehrlich bleibt: Die 30 Tage gelten für den ersten Ablauf und setzen zwei Dinge voraus, die bei Ihnen liegen. Sie entscheiden nach dem Bericht innerhalb einer Woche, und die Zugänge zu Ihren Programmen stehen zum Start bereit. Ist ein Ablauf größer, als er im Check aussah, nenne ich Ihnen vor der Beauftragung einen längeren Zeitraum, statt eine Zusage zu brechen.
Wartungsvertrag für den laufenden Betrieb ab 39 € im Monat, optional und erst nach der Abnahme. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
07Förderung in MV
Das Land zahlt bei größeren KI-Projekten die Hälfte
Seit dem 30. Juni 2026 gibt es in Mecklenburg-Vorpommern eine eigene Förderrichtlinie für die Anwendung von Künstlicher Intelligenz in kleinen und mittleren Unternehmen. Ich sage Ihnen gleich dazu, wann sie für Sie passt und wann nicht.
Wann es sich für Sie lohnt
Die Förderung greift erst, wenn die förderfähigen Ausgaben über 15.000 € liegen. Ein einzelner Ablauf liegt darunter, auch ein Paket aus drei Abläufen meistens noch. Interessant wird es, wenn Sie einen größeren Bereich auf einmal angehen wollen, etwa den kompletten Rechnungs- und Belegdurchlauf.
Gefördert wird außerdem nur, was nachweislich Künstliche Intelligenz einsetzt, also Hard- und Software mit KI. Beratung zählt nur als Nebenleistung. Ein Ablauf, der mit einfachen Regeln auskommt, fällt nicht darunter, auch wenn er sich lohnt.
Was ich Ihnen nicht rate: ein Projekt künstlich größer zu rechnen, nur um über die Grenze zu kommen. 50 % von Geld, das Sie sonst nicht ausgegeben hätten, sind immer noch Geld, das Sie ausgeben.
Passt es, planen wir das Vorhaben so, dass Sie den Antrag sauber stellen können. Wichtig dabei: Der Antrag muss vor dem Projektstart eingegangen sein. Wer zuerst beauftragt und danach fragt, bekommt nichts.
Die Eckdaten
- Zuschuss
- 50 %
- Höchstbetrag je Vorhaben
- 50.000 €
- Ausgaben, bis 50 Beschäftigte
- über 15.000 €
- Ausgaben, über 50 Beschäftigte
- über 20.000 €
- Für Betriebe bis
- 100 Beschäftigte
- Umsetzung innerhalb von
- 12 Monaten
- Je Betrieb
- 1 Vorhaben in 3 Jahren
- Antrag und Bewilligung
- TBI Schwerin
Stand: Oktober 2026. Betriebsstätte in Mecklenburg-Vorpommern vorausgesetzt. Gewährt als De-minimis-Beihilfe. Für 2026 und 2027 stehen nach Angaben von IHK und Handwerkskammer insgesamt 1,5 Mio. € bereit, das Budget ist also begrenzt. Ich bin kein Fördermittelberater: Ob Ihr Vorhaben die Voraussetzungen erfüllt, entscheidet allein die TBI. Diese Übersicht ersetzt keine Beratung und ist keine Zusage.
08Über mich
Tom-Oliver Klahr, Kaufmann aus Neu Kaliß.
Ich komme nicht aus der IT, sondern aus dem Büro. Deshalb sehe ich nicht zuerst das Tool, sondern das Problem dahinter.
- Zweieinhalb Jahre Ausbildung zum Kaufmann im Groß- und Außenhandel, quer durch Lager, Einkauf, Disposition und Buchhaltung
- Danach zweieinhalb Jahre Buchhaltung in einem mittelständischen Handels- und Werkstattbetrieb
- Ich weiß, wie ein Beleg durch ein Unternehmen läuft, weil ich ihn selbst gebucht habe
- Zertifiziert in KI-gestützter Prozessautomatisierung
- Die IHK Schwerin hat mein Gründungskonzept fachlich geprüft und ihm Tragfähigkeit bescheinigt
- Ansässig in Neu Kaliß, im Südwesten des Landkreises zwischen Dömitz und Ludwigslust. Zum Erstgespräch, zum Prozess-Check und zur Abnahme komme ich zu Ihnen in den Betrieb. Für kurze Zwischenfragen reicht ein Anruf oder ein Videocall, dann geht es schneller
Ich bin ehrlich: Mein Antrieb ist Bequemlichkeit. Arbeit, die eine Maschine besser kann, habe ich noch nie gern selbst gemacht. In der Buchhaltung habe ich mir deshalb angewöhnt, bei jedem Handgriff zu fragen, warum er überhaupt von Hand passiert. Die Antwort war fast immer: weil es noch nie jemand geändert hat.
09Ehrlichkeit vorab
Dafür bin ich nicht der Richtige
Das mache ich nicht
- Webseiten, Online-Shops und Social Media
- Laufende EDV-Betreuung, Drucker, Netzwerk, Hardware
- Konzerne mit eigener IT-Abteilung und langen Freigabewegen
- Große Software-Einführungen, bei denen der ganze Betrieb umgestellt wird
Und das sage ich Ihnen auch
- Wenn ein Ablauf zu selten vorkommt, um sich zu rechnen
- Wenn eine einfache Regel oder Vorlage reicht und keine KI nötig ist
- Wenn Ihr Branchenprogramm die Funktion schon hat und niemand sie nutzt
- Wenn zuerst Ordnung in den Daten fehlt, bevor sich Automatisierung lohnt
Ich verkaufe keine Software. Ich baue auf dem auf, was Sie haben. Wird doch eine Lizenz gebraucht, beim Telefon-Assistenten etwa die Telefon-Plattform, sage ich Ihnen das vorher, mit Preis.
10Ihre Daten
Was automatisiert wird, bleibt trotzdem Ihres
Die Sorge, die viele Betriebe haben und selten aussprechen, ist nicht der Preis, sondern: Wo landen meine Zahlen, und komme ich wieder raus, wenn ich nicht mehr will. Darum vorab, ohne dass Sie fragen müssen.
Alles bleibt in Ihren Systemen
Ich baue in Ihrem Microsoft 365, Ihrem Postfach, Ihrem Branchenprogramm. Es entstehen keine Kopien Ihrer Daten auf meinen Servern. Nutzt ein Ablauf einen KI-Dienst, läuft er über Ihr eigenes Konto, und Sie wissen vorher, welche Daten dorthin gehen.
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Wo ich für Sie auf personenbezogene Daten zugreife, gibt es einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Und vorher die Frage, welche Daten überhaupt nötig sind. Weniger ist hier meistens besser.
Keine Abhängigkeit von mir
Zu jedem Ablauf gehört eine Dokumentation, die beschreibt, was er tut und wo er hängt. Trennen wir uns, bleibt der Ablauf bei Ihnen und ein anderer kann ihn übernehmen.
11Ab 2027 Pflicht
Die E-Rechnung kommt. Vorbereitet sind die wenigsten.
Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch ausstellen. Ab 2028 gilt das für alle. Empfangen können muss sie schon heute jeder Betrieb.
Was das für Ihren Betrieb heißt12Häufige Fragen
Das fragen mich Betriebe zuerst
Wenn Ihre Frage hier nicht steht, rufen Sie an. Ich gehe selbst ran.
01Was kostet mich das am Ende?
Feste Preise, keine Stundenzettel-Überraschung. Der Prozess-Check kostet 490 € und wird voll angerechnet, sobald Sie eine Umsetzung beauftragen. Er kostet Sie dann also nichts. Eine Umsetzung beginnt bei 1.990 € pro Ablauf. Der Wartungsvertrag für den laufenden Betrieb ist optional und beginnt bei 39 € im Monat.
Was Ihr Ablauf kostet, hängt davon ab, wie viel Zeit er Ihnen spart. Den Festpreis nennen wir vor dem Start, schriftlich. Alle Preise netto. Zur Preisübersicht
02Wie lange dauert das, bis etwas läuft?
Vom ersten Kontakt bis zum ersten fertigen Ablauf plane ich 30 Tage: in der ersten Woche das kostenlose Erstgespräch bei Ihnen im Betrieb, bis Tag 12 der Prozess-Check, bis Tag 16 der Bericht mit Festpreis, danach Umsetzung, Test im Alltag und Abnahme.
Das setzt voraus, dass Sie nach dem Bericht innerhalb einer Woche entscheiden und die Zugänge bereitstehen. Ist ein Ablauf größer als gedacht, nenne ich Ihnen vor der Beauftragung einen längeren Zeitraum, statt eine Zusage zu brechen.
03Brauche ich dafür neue Software?
In den meisten Fällen nicht. Ich baue auf dem auf, was Sie ohnehin haben, meistens Microsoft 365, Outlook, Excel oder Ihr Branchenprogramm. Kein neuer Server und keine neue Software, die Ihr Team erst lernen muss.
Wenn für einen Ablauf doch ein zusätzliches Werkzeug nötig ist, sage ich das vorher, mit den laufenden Kosten und dem Nutzen daneben.
04Gibt es dafür Fördergeld?
In Mecklenburg-Vorpommern gibt es seit dem 30. Juni 2026 eine Förderrichtlinie für die Anwendung von KI in kleinen und mittleren Unternehmen: 50 % Zuschuss, höchstens 50.000 € je Vorhaben, für Betriebe bis 100 Beschäftigte mit Betriebsstätte in MV.
Der Haken für die meisten: Die zuwendungsfähigen Ausgaben müssen über 15.000 € liegen (über 20.000 € bei mehr als 50 Beschäftigten). Ein einzelner Ablauf erreicht das nicht. Außerdem muss nachweislich KI im Einsatz sein, reine Regel-Automatisierung zählt nicht. Und der Antrag muss vor dem Projektstart eingegangen sein. Bewilligt wird über die TBI in Schwerin, nicht über mich. Stand Oktober 2026, ohne Gewähr. Mehr dazu
05Was passiert mit meinen Daten?
Ihre Daten bleiben in Ihren Systemen. Ich lege keine Kopien auf meinen Servern an. Nutzt ein Ablauf einen KI-Dienst, läuft er über Ihr eigenes Konto, und Sie wissen vorher, welche Daten dorthin gehen. Wo ich für Sie auf Daten zugreife, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wenn ein Ablauf personenbezogene Daten berührt, klären wir vorher, welche Daten wirklich nötig sind. Weniger ist hier meistens besser.
06Und wenn die Automatisierung ausfällt?
Mit Wartungsvertrag sehe ich die Störung über das Monitoring, meist bevor Sie sie bemerken, und melde mich an Werktagen innerhalb von 24 Stunden. Die Behebung ist im Monatsbeitrag enthalten, bis zu einer Stunde je Ablauf und Quartal.
Ohne Wartungsvertrag läuft der Ablauf genauso, nur schaut niemand hin. Dann melden Sie sich, ich komme dran, sobald Kapazität frei ist, und die Behebung wird berechnet.
Dazu kommt die Funktionsgarantie: Erfüllt ein Ablauf die vorab vereinbarten Kriterien auch nach 30 Tagen Nachbesserung nicht, entfällt das Honorar für die Umsetzung.
07Ersetzt das meine Mitarbeiter?
Nein. In der Region ist das Problem nicht zu viel Personal, sondern zu wenig. Automatisiert wird die Arbeit, die niemand gern macht: abtippen, zusammensuchen, hinterhertelefonieren.
Ihr Team macht danach das, wofür Sie es eingestellt haben. Freigaben und Entscheidungen bleiben bei Menschen.
08Wie viel Zeit kostet mich das?
Der Prozess-Check dauert einen halben Tag, davon brauche ich ungefähr zwei Stunden mit Ihnen oder der Person, die den Ablauf täglich macht. Für die Umsetzung brauche ich einmal die Zugänge und am Ende eine kurze gemeinsame Testrunde.
Alles dazwischen läuft bei mir, nicht bei Ihnen.
09Warum Sie und nicht eine IT-Firma?
Weil ich aus dem Büro komme und nicht aus der Technik. Ich habe Rechnungen selbst gebucht, Angebote geschrieben und Mahnungen verschickt. Ich sehe deshalb zuerst den Ablauf und dann das Werkzeug.
Dazu kommt: Für einen einzelnen Ablauf in einem kleinen Betrieb steht eine IT-Firma selten auf. Ich schon.
10Was, wenn sich die Automatisierung gar nicht lohnt?
Dann sage ich Ihnen das. Manches ist mit einer einfachen Regel oder einer besseren Vorlage schneller gelöst als mit KI.
Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert 30 Minuten. Ich komme dafür zu Ihnen in den Betrieb. Danach wissen Sie, ob sich ein Prozess-Check bei Ihnen überhaupt rechnet.
Tag 1 von 30
30 Minuten bei Ihnen im Betrieb. Kostenlos.
Ich komme vorbei, stelle mich vor und zeige an echten Beispielen, wie so ein Ablauf aussieht. Danach wissen Sie, ob sich ein Prozess-Check bei Ihnen lohnt. Wenn nicht, sage ich Ihnen das. Rufen Sie an oder schreiben Sie, dann finden wir einen Termin.
Vor Ort im Landkreis Ludwigslust-Parchim und Umgebung: Ludwigslust · Hagenow · Parchim · Boizenburg · Grabow · Neustadt-Glewe · Lübtheen · Dömitz · Neu Kaliß. Für Termine in Schwerin, Wittenberge oder Lüneburg fahre ich ebenfalls.