E-Rechnung 2027 und 2028
Die E-Rechnung wird Pflicht. Der Aufwand muss trotzdem nicht steigen.
Wer jetzt umstellt, kann den Rechnungsversand gleich automatisieren, statt später unter Zeitdruck ein Format nachzurüsten. Hier die Fristen und was sie für einen kleinen Betrieb bedeuten.
bis zum 1. Januar 2027. Ab dann müssen Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
- Seit 2025Empfangen muss jeder Betrieb können
- 1. Januar 2027Ausstellen ab 800.000 € Vorjahresumsatz
- 1. Januar 2028Ausstellen für alle Betriebe
Rechnungen bis 250 €, Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.
Die Fristen
Was wann gilt
- Seit 1. Januar 2025
Empfangen muss jeder Betrieb können
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von Geschäftspartnern annehmen, lesbar machen und revisionssicher aufbewahren können. Eine eigene Software ist dafür nicht zwingend, ein geregelter Weg schon.
- Bis 31. Dezember 2026
Papier und PDF sind beim Versand noch erlaubt
Papierrechnungen dürfen Sie weiter verschicken, PDF-Rechnungen, solange Ihr Kunde zustimmt. Betriebe bis 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen das noch bis Ende 2027.
- Ab 1. Januar 2027
Pflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
Betriebe, die im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht haben, müssen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028
Pflicht für alle
Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Stand: Oktober 2026. Das ist eine Einordnung aus der Praxis und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater.
Der praktische Teil
Was ich dabei mache
Kann Ihr Programm das schon?
Wir sehen uns an, was Ihr Rechnungs- oder Branchenprogramm heute kann und was per Update nachkommt.
Eingang sauber regeln
Ein fester Weg für eingehende E-Rechnungen: erkennen, ablegen, prüfen, aufbewahren. Ohne dass jemand daran denken muss.
Rechnung auf Knopfdruck
Aus dem, was Sie ohnehin erfassen, entsteht die fertige Rechnung im richtigen Format, inklusive Versand und Ablage.
Häufige Fragen
E-Rechnung in der Praxis
01Betrifft mich die Pflicht als kleiner Betrieb überhaupt?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute können. Beim Ausstellen gilt: Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, wird es ab dem 1. Januar 2027 Pflicht. Für alle anderen Betriebe ab dem 1. Januar 2028.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen bis 250 € und Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht.
02Reicht eine PDF-Rechnung nicht aus?
Nein. Eine PDF-Datei ist nach dem Gesetz keine E-Rechnung, sondern nur ein digitales Abbild. Gefordert ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, in der Praxis meistens XRechnung oder ZUGFeRD.
Der Unterschied: Ihr Kunde kann die Rechnung automatisch einlesen, statt sie abzutippen.
03Was muss ich jetzt konkret tun?
Zwei Dinge. Erstens prüfen, ob Sie E-Rechnungen sauber empfangen, lesbar machen und revisionssicher aufbewahren können. Zweitens prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm die geforderten Formate erzeugt.
Wer das mit dem Umstieg verbindet, spart doppelt: Die meisten Betriebe können den Rechnungsversand bei der Gelegenheit gleich automatisieren.
04Kostet mich das jetzt eine neue Software?
Oft nicht. Viele gängige Rechnungs- und Handwerkerprogramme können die Formate bereits oder liefern sie per Update nach. Genau das schauen wir uns an, bevor irgendjemand etwas kauft.