Digitale Assistenten: Chat und Telefon
Erreichbar, auch wenn gerade niemand kann.
Ein Chat auf Ihrer Website und ein Assistent am Telefon nehmen Anfragen an: abends, am Wochenende und während Sie beim Kunden sind. Einfache Fragen beantworten sie selbst, alles andere landet sauber aufgeschrieben bei Ihnen.
Einrichtung 490 € für den Chat, 790 € für das Telefon. Danach laufende Kosten für die Technik und auf Wunsch ein Wartungsvertrag. Alles steht hier offen, nicht erst im Angebot.
Beispiel. Der Assistent antwortet nur mit dem Wissen, das Sie freigeben, und sagt immer, dass er ein digitaler Assistent ist.
01Ausgangslage
Die meisten Anfragen kommen, wenn gerade keiner Zeit hat
Auf der Baustelle, beim Kunden, nach Feierabend. Das Telefon klingelt trotzdem, und die Mail von gestern Abend wartet bis morgen.
Heute
- Das Telefon klingelt, während Sie auf dem Dach oder beim Kunden stehen.
- Nicht jeder spricht auf die Mailbox. Manche rufen einfach den Nächsten an.
- Dieselben Fragen zu Öffnungszeiten, Einzugsgebiet und Notdienst, jeden Tag aufs Neue.
- Rückrufzettel auf dem Beifahrersitz, Anfragen vom Abend liegen bis zum nächsten Morgen.
Mit Assistent
- Jeder Anruf und jede Chat-Anfrage wird angenommen, auch abends und am Wochenende.
- Einfache Fragen beantwortet der Assistent mit dem Wissen Ihres Betriebs.
- Alles andere kommt als kurze Nachricht bei Ihnen an: wer, was, Rückrufnummer, wann.
- Sie entscheiden, wann Sie zurückrufen. Zusagen macht weiter ein Mensch.
02Die Assistenten
Zwei Wege, einer davon passt meistens
Welcher Assistent zu Ihnen passt, hängt davon ab, wie Ihre Kunden Sie erreichen. Wer viel unterwegs ist, braucht eher das Telefon. Wer viele Leistungen und viele Fragen hat, eher den Chat. Beide zusammen gehen auch.
Chat-Assistent
Ein Chatfenster auf Ihrer Website, das mit dem Wissen Ihres Betriebs antwortet: Leistungen, Einzugsgebiet, Öffnungszeiten, wie ein Auftrag bei Ihnen abläuft. Wer etwas will, das der Assistent nicht klären darf, hinterlässt Name, Kontakt und Anliegen.
- Antwortet rund um die Uhr, auch am Wochenende
- Schickt Ihnen jede Anfrage vollständig per E-Mail
- Wird als kleiner Baustein in Ihre bestehende Website eingesetzt
- Passt, wenn Sie viele Leistungen haben und oft dieselben Fragen kommen
Telefon-Assistent
Geht ans Telefon, wenn bei Ihnen niemand rangeht: beim Kunden, nach Feierabend, am Wochenende. Er sagt, dass er ein digitaler Assistent ist, beantwortet einfache Fragen und nimmt Anliegen und Rückrufwunsch auf.
- Ihre Nummer bleibt, er springt nur ein, wenn niemand abnimmt
- Die Gesprächsnotiz kommt sofort per E-Mail
- Spricht Deutsch und hält sich an Ihr freigegebenes Wissen
- Passt, wenn Sie viel unterwegs sind oder Ihre Kunden lieber anrufen
Der Wartungsvertrag ist freiwillig, wie bei allen meinen Leistungen. Mit ihm gilt die Reaktion werktags innerhalb von 24 Stunden. Beide Assistenten zusammen zählen darin wie zwei Abläufe: 39 € für den ersten, 30 € für den zweiten. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer.
03Was er darf und was nicht
Ein Assistent, der seine Grenze kennt
Ein Assistent, der sich etwas ausdenkt, schadet mehr, als er nützt. Darum steht vorher fest, was er sagen darf und wann er an Sie übergibt.
Das macht er
- Beantwortet Fragen aus dem Wissen, das Sie freigegeben haben.
- Sagt am Anfang, dass er ein digitaler Assistent ist.
- Nimmt Name, Kontakt, Anliegen und Wunschzeit für den Rückruf auf.
- Gibt alles sofort an Sie weiter, per E-Mail in Ihr Postfach.
Das macht er nicht
- Keine Preise nennen, die Sie nicht freigegeben haben.
- Keine Termine oder Aufträge fest zusagen.
- Keine Ferndiagnose und keine Beratung im Einzelfall.
- Nichts erfinden: Was er nicht weiß, gibt er an Sie weiter.
Für den Fall, dass der Telefon-Assistent einmal nicht erreichbar ist, legen wir bei der Einrichtung fest, wohin Anrufe dann gehen, zum Beispiel wie heute auf Ihre Mailbox oder Ihr Handy.
04Ablauf
Vom ersten Gespräch bis zur ersten Anfrage, die er annimmt
Der Assistent wird nicht von der Stange gekauft, sondern mit Ihrem Wissen eingerichtet. Ihr Aufwand dabei ist überschaubar.
Erstgespräch bei Ihnen
30 Minuten in Ihrem Betrieb. Ich zeige Ihnen einen Assistenten in Aktion, und wir klären, ob Chat oder Telefon zu Ihnen passt, oder ob es gar keinen braucht.
Wissen sammeln
Aus Ihrer Website und den Fragen, die Ihre Kunden immer wieder stellen. Sie legen fest, was der Assistent sagen darf und an wen er übergibt.
Einrichten und testen
Ich richte alles in Ihrem Namen ein. Sie testen selbst, schreiben und rufen an, bevor ihn ein Kunde erlebt.
14 Tage live, dann zahlen
Der Assistent läuft zwei Wochen bei Ihnen. Erst wenn Sie bestätigen, dass er tut, was er soll, wird die Einrichtung fällig.
05Kosten
Was es kostet, auch nach der Einrichtung
Ein Assistent hat laufende Kosten, gleich wo er läuft. Hier stehen alle, damit Sie nicht nur die Einrichtung sehen, sondern das ganze Jahr.
Ein Jahr mit Assistent
Die Technik zahlen Sie direkt an den Anbieter, die Konten laufen auf Ihren Namen. An mich gehen nur die Einrichtung und, wenn Sie möchten, die Wartung.Für Ihre Website.
Für Ihre Telefonnummer.
Die Technikkosten sind Richtwerte, Stand Oktober 2026. Beim Chat hängen sie davon ab, wie viele Anfragen reinkommen, weil jede Antwort KI-Rechenzeit verbraucht. Beim Telefon vom Anbieter und den Gesprächsminuten, die Tarife enthalten meist 750 bis 1.000 Minuten im Monat. Gerechnet ist mit 22 € beim Chat und 99 € beim Telefon. Ihre Zahl steht vor dem Start im Angebot. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer.
Lohnt sich das?
Beim Telefon rechne ich so: Nimmt Ihnen der Assistent am Tag zehn Anrufe zu je drei Minuten ab, sind das 30 Minuten Bürozeit, bei 25 € Vollkosten rund 2.875 € im Jahr. Das erste Jahr kostet rund 1.980 €, mit Wartungsvertrag rund 2.450 €.
Den größeren Wert hat oft der Anruf, der sonst ins Leere gegangen wäre. Was ein verpasster Auftrag bei Ihnen wert ist, wissen Sie besser als ich. Wenn ich im Erstgespräch sehe, dass es sich bei Ihnen nicht trägt, sage ich Ihnen das.
Mit oder ohne Wartung
Mit Wartungsvertrag sehe ich Störungen, bevor Sie sie bemerken, und melde mich werktags innerhalb von 24 Stunden. Bis zu zwei kleine Wissens-Updates im Monat sind enthalten, etwa Urlaub, Feiertage oder neue Öffnungszeiten. Dazu jeden Monat ein kurzer Bericht: wie viele Anfragen kamen und wie viele davon außerhalb Ihrer Bürozeiten.
Ohne läuft der Assistent genauso, nur schaut niemand regelmäßig hin. Sie melden sich, wenn etwas ist, ich komme dran, sobald Kapazität frei ist, und Änderungen kosten nach den festen Preisen ab 190 €.
06Ihre Daten und Ihre Konten
Läuft in Ihrem Namen, nicht bei mir
Ich richte ein und betreue. Betreiber bin ich nicht, und das ist Absicht: So bleiben Sie unabhängig, auch von mir.
Ihre Konten
Server und Telefon-Plattform laufen auf Ihren Namen, Sie zahlen den Anbieter direkt. Auf meinen eigenen Servern läuft nichts davon.
Vorher schriftlich
Welche Anbieter beteiligt sind, wo die Daten liegen und wie lange Anfragen gespeichert werden, steht vor dem Start im Angebot. Dazu ein AV-Vertrag, weil ich für die Betreuung die Anfragen Ihrer Kunden sehen kann.
Ehrlich zu Ihren Kunden
Der Assistent sagt, dass er eine KI ist. Das verlangt die EU-KI-Verordnung, und es ist auch einfach fair. Für Ihre Datenschutzerklärung bekommen Sie von mir die Angaben zu den Anbietern.
07Häufige Fragen
Was Betriebe zu den Assistenten fragen
01Klingt der Telefon-Assistent nach Roboter?
Die Stimmen sind inzwischen gut, aber man merkt, dass kein Mensch spricht. Das soll man auch: Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent ist.
Wie er klingt, hören Sie im Erstgespräch an einem Beispiel, bevor Sie sich entscheiden.
02Was, wenn der Assistent etwas Falsches sagt?
Er antwortet nur aus dem Wissen, das wir vorher gemeinsam festlegen, und gibt alles andere an Sie weiter. Ganz ausschließen lassen sich Fehler bei KI nie. Deshalb darf er keine Preise, Termine oder Aufträge zusagen.
Jede Anfrage, die er aufnimmt, landet bei Ihnen. Fällt Ihnen eine schiefe Antwort auf, wird das Wissen nachgeschärft.
03Muss ich meine Telefonnummer ändern?
Nein, Ihre Nummer bleibt. Bei Ihrem Telefonanbieter wird eine Weiterleitung eingerichtet, die nur greift, wenn niemand abnimmt oder besetzt ist. Das geht bei den meisten Anschlüssen. Ob es bei Ihnen einen Sonderfall gibt, prüfen wir vorher.
04Brauche ich für den Chat eine eigene Website?
Ja, der Chat sitzt auf Ihrer Website und wird dort mit einem kleinen Baustein eingesetzt. Den baue ich ein oder gebe ihn Ihrem Webdesigner.
Ohne Website ist der Telefon-Assistent meistens die bessere Wahl.
05Kann ich etwas ändern lassen, zum Beispiel im Urlaub?
Ja. Mit Wartungsvertrag sind kleine Änderungen wie Öffnungszeiten, Urlaub oder Feiertage enthalten, bis zu zwei im Monat. Eine kurze Nachricht an mich genügt.
Ohne Wartungsvertrag, oder wenn der Assistent etwas grundsätzlich Neues können soll, gelten die festen Änderungspreise ab 190 €.
06Muss ich einen Wartungsvertrag abschließen?
Nein, er ist freiwillig. Die Konten beim Anbieter gehören Ihnen, der Assistent läuft auch ohne Vertrag weiter.
Mit Wartungsvertrag sehe ich Störungen und melde mich werktags innerhalb von 24 Stunden, kleine Updates und der Monatsbericht sind enthalten. Er läuft 12 Monate, danach ist er monatlich kündbar. Ohne Vertrag gibt es keine zugesagte Reaktionszeit, und Änderungen werden einzeln berechnet.
07Ersetzt das meine Bürokraft?
Nein. Der Assistent nimmt ab, was zwischendurch stört: dieselben Fragen, Anrufe mitten im Kundengespräch, Anfragen nach Feierabend. Was er aufnimmt, bearbeitet weiter Ihr Team.
08Hat das etwas mit Ihren Büroabläufen zu tun?
Kann, muss aber nicht. Der Monatsbericht zeigt, welche Anfragen bei Ihnen reinkommen. Wenn danach im Büro viel von Hand passiert, etwa Angebote schreiben oder nachfassen, schauen wir uns das gern an. So läuft ein Prozess-Check